本人に言っても無理だと思う…とあきらめているのですね。
確かに難しい部分はあるかもしれません。
しかし、やる前からあきらめるのではなく、まずはチャレンジしてみてはいかがでしょう（ダメ元で）。
その上で、ダメだったら、「何がダメだったか」も含めて施設の先生に相談してみましょう。
「忙しそう」は気にしなくていいと思いますよ。
だって、施設の先生はそれを解決することも仕事ですから。
話すタイミングがわからなければ、まず手紙（またはメール）で事前に状況を伝えておいて、「この件で相談に乗って下さい」とアポイントの約束を取ればいいと思いますよ。
